人とのコミュニケーションにおいて、伝えたい事が上手く説明できないと、誤解が生じて相手と食い違ってしまう事がありますよね。説明下手で悩んでいる人は、「何を言いたいんですか？」と冷たい一撃をくらって悲しい思いをした事もあるのではないでしょうか。
説明を上手に行う事ができれば、自分の伝えたい事が伝わるだけでなく、相手にも良い印象を与えます。説明下手で悩んでいるからといって、特別なテクニックは不要です！相手がしっかりと話を聞いて理解してくれているかを確認する事が、一番のポイントなのです。
そこで今回は、説明下手を克服したい人が気を付けるべき事についてお伝えします。話し方をちょっと工夫するだけで、今日からグンと説明が上手になるテクニックばかりです。ぜひ実践してみてください！
どのように行うべきかという具体性を付け足す事
説明下手で悩んでいる場合は、自分の発言に具体性を持たせるようにしましょう。例えば説明下手な人は、仕事で何かを指示する際に、ただ「○○をやっておいてね」とだけ言ってしまう傾向があります。
そうではなく、○○という仕事を「どのように」やるべきなのかを付け加えてみましょう。例えば仕事の期限や方法などが挙げられます。いわゆる「５W１H」の「H（How、どのように）」に当たる部分を加えるだけで、相手に仕事の進め方をより明確にイメージさせる事が可能です。
「○○は15日が期限だから、急いでやっておいてね」などと言う事で、相手はその仕事の優先度や重要性を初めて理解するようになるのです。
結果を先に話す事
説明下手で困っている人がすぐに出来るテクニックとして、「結果を先に話す事」があります。要点をまとめて話す事で、自分の言いたい事が明確になるのです。例えば、以下のような会話を考えてみてください。
「○○の件、どこまで進んだ？」
「あの…なるべく早くやろうと思ったんですけど、昨日別の案件が来たんですよ。しかもそっちのほうが締め切りが近くて。いやぁ焦りましたよ～。そのせいで、まだあまり進んでないです。」
質問に答えている女性が言いたい事は、「まだあまり進んでいない」という事です。しかし、余計な情報が先行して伝えられているせいで、一番重要な情報が結論にあり、伝わりにくくなっています。
職場では特にスピーディーに会話を終わらせ、一刻も早く仕事を進める事が求められています。まずは「あまり進んでいない」という事を先に言いましょう。結果を先に言えば、相手に言いたい事がすぐに伝わります。
会話のテンポに気を付ける
説明下手な人は、会話のテンポにも気を付けましょう。一方的に早口で話しても、相手に理解してもらえる程は入っていきません。時には質問がないかを確認して、「今の説明で分かってもらえましたか？」と、問いかけてみましょう。
相手が理解しているかどうかを確認する事は、自分の為にも必要な事です。時には会話を一旦整理する事で、相手がより説明を理解しやすくなります。もう一度元に戻って説明しなくてはいけないという二度手間も防ぐ事ができます。
抽象的な表現を避け、数字を使って表現する
説明下手な人は、抽象的な表現を避けましょう。例えば説明下手な人は、、以下のような発言をしてしまいます。
「○○の件、どこまでできた？」
「ん～…まあまあです」
このような、ぼんやりとした表現は人によって解釈が違います。「まあまあ」を50％と解釈する人もいれば、80％ととる人もいるでしょう。
「完成を100％とするなら、現時点では60％くらいまで進みました」
このように言うと、質問をした人も進行具合が分かりやすくなりますよね。さらに、数字を用いる事によって、残りの40％を進めるためのアドバイスをもらえるかもしれません。
自分にしか分からない言葉を使わない
説明下手な人は、自分にしか分からない言葉を使わないようにしましょう。例えば説明下手な人は、「アレの件って、あれですよね？」などと何気なく発言している事もあります。もちろん自分の頭の中では何について話しているのか分かりますが、「あれ」という言葉が何かを説明していません。
このような発言はあまりにも説明力が無いという印象がありますが、ついうっかり言ってしまう事もあります。それは、自分の思った事を即発言してしまう事に原因があります。
まずは自分が何を主語とし、それがどのような状態であるのかを相手にも伝えましょう。説明下手な人は、「話すのが苦手」なのではなく、「話す内容が不明瞭である」という事が大きな特徴です。自分を主体とするのではなく、相手に分かりやすい発言を意識してみましょう。
今回は、説明下手を克服したい人が気を付けるべき事についてお伝えしました。説明を上手に行うには、自分を主体とするのではなく、相手に分かりやすい言葉を選ぶ事が大切です。その為には、発言の主語を明確にしたり、数字を用いて説明するなどの方法があります。
また、一方的に話すのではなく、時には会話の進行を一旦止める事も必要です。そのことによって、相手が自分の説明を本当に理解してくれているのかを確認できます。
説明下手な人でも、今回お伝えした点を少し見直すだけで、言いたい事が明確に伝わるようになります。スムーズにコミュニケーションをとれれば、相手だけでなく、自分自身も気持ちよく過ごせるようになります。仕事を円滑に進めるためにも、ぜひ実践してみてください。
